11 мая 2017

Как работать меньше, а успевать больше: 20 действенных советов от специалиста

Если вы мечтаете проводить больше времени с семьей и ребенком, но вместо этого плавно переплываете из одного аврала в другой, задыхаясь под нескончаемым потоком работы — эти советы для вас

Самое отвратительное, что ты вроде целый день что-то делаешь, но дел не становится меньше, а заслуженный отдых ближе. Напротив, сначала мы начинаем потихоньку проводить за компьютером вечера, доделывая работу, затем и в выходные начинаем заглядывать в рабочую почту, а то и заезжать на час-другой в офис. Какие уж тут побыть с семьей, пообщаться с детьми, позаниматься любимым хобби или лишний раз съездить куда-то всем вместе.

Как переломить ситуацию и освободить время для себя и близких не в ущерб качеству работы, как выполнять те же задачи, только быстрее и эффективнее? Мы попросили рассказать об этом Япарова Рамиса, автора проекта РекаТМ, тренера по тайм-менеджменту.
1. Выгрузите все свои дела и задачи на бумагу

Все дела, проекты, задачи, обещания, списки необходимых покупок и домашних дел, в общем, абсолютно все до последней мелочи перенесите из головы на бумагу, чтобы в дальнейшем ничего не забыть. Ваша память нерезиновая, а вы ловко будете вытеснять из нее часть дел, пока они не скопятся в огромную гору.

2. Записывайте все

Все дальнейшие дела записывайте в ежедневник, вы убьете сразу двух зайцев: не будете ничего забывать и одновременно не будете бояться что-то забыть, разгрузите голову от всего лишнего, а значит, лучше сможете концентрироваться на том, что делаете. 

3. Делайте только одно дело одномоментно

Конечно, довольно забавно это советовать, например, работающей маме маленького ребенка, которая по многозадачности даст фору любому продвинутому менеджеру. Но все-таки, если вы хотите успевать больше за меньшее время, этому придется научиться. Не перекидывайтесь с дела на дело, если вы понимаете, что у вас не будет времени довести какую-то задачу до конца, просто не беритесь за нее до тех пор, пока не появится возможность заняться только ей.

4. Не держите все в голове

Чувствуете себя после рабочего дня вымотанным и утомленным? На 60% это происходит потому, что мы слишком много думаем. Прокручиваем в голове списки дел, размышляем о проблемах и мысленно ищем пути их решения, постоянно перескакивая с одного на другое. Нужно научиться "выгружать" сделанное из головы. Закончили дело? Решили проблему? Выполнили задачу? Все, не думайте о ней до тех пор, пока не потребуется к ней вернуться. Ваша сила в последовательности.

5. Начинайте рабочий день с ежедневника

Не позволяйте другим сбить вас незапланированными делами и новостями.  Ваш день должен начинаться с намеченных вами планов и дел, и никак иначе.
6. Храните информацию только в электронном виде

Нередко вам приходится переносить одну и ту же задачу со дня на день. Если вы заносите дела в бумажный ежедневник, то легко можете забыть ее перенести, не разобрать записи, сделанные впопыхах, просто забыть. Еще хуже, если вы записываете дела на отдельные листки, которые легко теряются. Поэтому я настоятельно рекомендую электронный ежедневник с возможностью хранения информации в облаке, благо таких сейчас много.

7. Выделяйте 1–2 главные задачи на день

Решите, какие 1–2 дела вам сегодня нужно сделать «кровь из носу» и начинайте день с них. Не планируйте больше крупных и важных дел, иначе вы просто не успеете сделать все остальное.

8. Хвалите себя

Когда вы выполнили 1–2 главные задачи, похвалите себя, почувствуйте моральное удовлетворение и радость потому, что ваш день уже прожит не зря и вы немножко ближе к поставленным целям.

9. Планируйте свой день с вечера

Каждый вечер составляйте подробный план на завтра, распределяйте дела по важности, расставляйте приоритеты. Утром, свежим взглядом вы сможете просмотреть список дел и внести коррективы. 

Также в конце недели планируйте следующую, в какой день и какие встречи у вас запланированы и чему стоит уделить больше внимания. Эта привычка сэкономит вам массу времени.

10. Сократите информационные потоки

Уберите ненужный шум из вашей жизни: заблокируйте рекламные баннеры на сайтах, отключите уведомления на почте, уведомления в социальных сетях, особенно, на мобильном. 

Не слушайте новостные радиостанции в машине по дороге домой или на работу, все это отвлекает вас от ваших дел и уводит от решения ваших задач. Если вам хочется посмотреть новости или социальные сети, выделите для этого отдельное время вечером или во время обеда.
11. Однотипные дела выполняйте друг за другом

Если в течение дня вам нужно совершить несколько звонков или поработать почтой, выделяйте эти дела в единые блоки. Особенно это полезно, если речь идет о деловых встречах, постарайтесь их сгруппировать друг за другом и примерно в одном районе города, чтобы не тратить лишнее время на дорогу. 

12. Обманывайте свой мозг — он у вас трусишка

Когда мы в ежедневнике видим очень сложную задачу, мозг невольно посылает импульсы, буквально подбивает нас переключиться на более простые или вообще маловажные задачи. Обманите его: либо дробите сложную задачу на много мелких, либо описывайте ее понятно и подробно. Иногда достаточно в двух-трех предложений, чтобы трудное дело перестало выглядеть так устрашающе.

13. Удаляйте задачи, до которых так и не дошли руки

Часто бывает так, что вроде и время есть, и возможность, но мы переносим одно и то же дело со дня на день, со дня на день. Если вы тянете с каким-то делом две недели и не видите никаких реальных последствий от того, что оно все еще не сделано, просто удалите его из списка, оно вам не нужно. Сомневаетесь, тогда перенесите его на 2–3 недели вперед, и, когда придет время, посмотрите на него внимательно. Все еще не критично и не тянет сделать? Удаляйте!

14. Не бросайтесь немедленно решать поступившую задачу, дайте ей отлежаться

Вы удивитесь, как много дел так и не потребуют вашего участия. Многие задачи возникают только потому, что кто-то что-то недопонял или не подумал как следует, или просто не хочет решать ту или иную проблему самостоятельно и пытается переложить ее на вас. Если вы сразу включаетесь в процесс решения чужой проблемы, то берете на себя и ответственность за результат. Дайте понять, что вы не можете заняться этим делом немедленно, потому что заняты чем-то не менее важным. Скорее всего, к тому моменту, когда вы закончите свои дела, чужая проблема уже будет решена.

15. Используйте принцип 20 на 80

Всем известна теория, что 20% работы приносят 80% результата. Всегда старайтесь спрогнозировать наперед, какие 20% вашей работы принесут максимальный результат. Сначала, возможно, будет сложновато, но со временем вы набьете руку. Этот же принцип используйте, планируя и день, и неделю.
16. Поймите, что ничего идеального не существует

С этим нужно просто смириться. Например, для того чтобы выучить английский язык на 90%, среднестатистическому человеку нужен 1 год, а чтобы выучить его на 98%, нужно примерно 30 лет. Конечно, делать хорошо нужно все дела, но не доводите до крайностей, не старайтесь все и всегда делать идеально, вы только выбьетесь из сил, а несделанных дел станет в разы больше, чем сделанных.

17. Используйте правило 2 минут

Прежде чем вы запишете какую-то задачу в ежедневник, подумайте сможете ли вы ее разобраться с ней в течение 2 минут? Если да, то сделайте это немедленно, не откладывая.

18. Незаметно обзаводитесь хорошими привычками

Воспользуйтесь правилом 21 дня: если делать что-то три недели подряд, у вас сформируется привычка. Правда, чтобы закрепить ее, нужен год, но после 21 дня дело уже не вызывает у вас ни напряжения, ни раздражения. Подумайте, какие привычки вы хотели приобрести, но бросали все, едва начав, или даже не пробовали подступиться к ним, что бы вы хотели делать ежедневно? Бегать, пить больше воды, обедать вовремя? Выделяйте для этого отдельное время в плане в течение 3 недель и вы сами не заметите, как приобретете полезные привычки, по которым раньше только вздыхали.

19. Оставьте в покое ваш телефон!

Без конца проверяете почту, мессенджеры и социальные сети, боитесь пропустить что-то важное? Ваша доступность в режиме 24 на 7 — это не преимущество, это ошейник. Поверьте, если случится что-то по-настоящему важное, вам просто позвонят. Все остальное вполне может подождать несколько часов. Отводите определенное время для работы с почтой, соцсетей и несрочных звонков. Ящик достаточно проверять 2–3 раза в день, соцсети — 1–2 раза, например, утром и вечером, а на звонки выкраивать 3–4 раза в день по 15 минут. И не больше!

20. Планируйте не только работу, но и отдых

Смело вносите в рабочий план на день и домашние дела, и семейные мероприятия, и выходы в свет. Если вы будете видеть эти дела в плане, то, независимо от нагрузки, найдете для них время. В конце концов, вы работаете для того, чтобы жить, а не живете для того, чтобы работать, и ваша семья требует не меньше внимания, чем работа.
Еще по теме:
Не пропустите интересного! Подпишитесь на новости в Facebook
0 комментариев